残業の証拠を残すには?!

 “現在残業ばかりしているものの今すぐに辞めるつもりはない、しかし、将来退職後に残業代請求はしたい、その場合どのようなことが必要ですか”といった質問をしばしば受けます。確かに、みなさんが残業代請求に必要と考えているものと、裁判において必要となるものとは、実際異なることが多々あります。実際に、みなさんの自己判断でこれは必要ないものだと思っていたから話さなかった、というものが裁判においては重要な証拠となることもあります。
 したがって、今回は、残業の証拠について説明をしていきたいと思います。

労働時間を証明するものが証拠となる

残業代は、“時間単価×残業時間数(1日8時間、週40時間以上の勤務時間)×割増率”で計算します。したがって、「○年○月○日○時~○時まで働いた」という証拠がなければ、そもそも残業代の計算をすることすらできません。
そして、これら残業代を請求するためには、時間外労働について、残業代を請求する側が労働時間について立証する必要があります。すなわち、残業代を請求する側が、「○年○月○日○時~○時まで働いた」ということを立証しなければなりません。

どのようなものが証拠となるか

 では、どのようなものが残業代の証拠となるのでしょうか。みなさんの中には、手書きの日記で“毎日何時から何時まで働いた”ということを残していたから、残業代請求をするのは容易だと考えている方もいるのではないでしょうか。しかし、実際に、それをもとに残業代請求を会社にしてみたところで、残業代を支払いたくない会社としては、これは自己判断に基づくものであるからそのように働いてはいなかったと主張されることは多々あります。実際に裁判になり、会社側が残業代を主張する側の日記等に基づく労働時間の主張を否定した場合は、裁判所としても、手書きの証拠通りに残業をしていたと認定することは困難です。なぜなら、手書きのものは後から改ざんをすることが容易であることから、それに基づき100%その通り認定するほどの証拠としての価値はないとみなされるからです。では、どのような証拠を残せばいいのでしょうか。以下、裁判において、証拠としての価値が高いものについて、具体的にみていきたいと思います。

タイムカード

タイムカードであれば、会社が労働者の労働時間の管理のために使用するものであり、また、機械的に印字されたものであるため、後から修正することができないので、証拠としての価値が高いものになります。実際に、会社が労働者が何時から何時まで働いていた、という管理をこのタイムカードを使用して行っていることから、会社としてもタイムカード記載のとおり労働者が労働していたと認識していたと容易に推認することができます。
残業代請求を会社に対してして、タイムカードの開示を求めても、タイムカードを速やかに開示しない会社も中にはあります。したがって、タイムカードが会社によって回収される前にタイムカードをコピーしておいたり、携帯の写真で撮っておいた方が、残業代請求するにはスムーズです。

日報

また、会社に提出して、確認の印等がされている日報も、会社自身がその時間分労働していたことを認識していたことの証明になるため、証拠としての価値が高いものになります。
 こちらもタイムカードと同様に、日報の開示を求めても、速やかに開示しない会社も中にはあるため、日報を見れる際に、コピーをしておいたり、携帯の写真で撮っておいた方が残業代請求をするにはスムーズです。

パソコンのログイン・ログアウトの履歴を取る

 会社にタイムカードや日報等、労働時間を管理するシステムがない場合において、パソコンが1人1台付与されている場合は、パソコンのログイン・ログアウトの履歴を取得することで、出勤時間及び退勤時間の証拠とすることが可能です。
 こちらも機械的に作出され、後から修正することができないので、証拠としての価値が高いものになります。もっとも、正確な出勤、退勤時間を示すものではなく、そのパソコンが自身に会社から与えられていたものであるということも証明する必要があり、また会社が労働者の労働時間を管理するために使用しているものではないので業務との関連性を否定される余地がある点で、上記2つからは証拠価値が劣ります。
また、どの時間にログイン・ログアウトしていても証拠としての価値が高いのではなく、会社所定の出勤時間前にいつもログインされており、所定退勤時間後にいつもログアウトしているものである場合であれば、証拠としての価値が高いものといえます。つまり、所定時間の途中でログアウトしていることが多いと、労働時間としての証拠として使用することは困難です。

社内メールを保存しておく

会社のメールアドレスが与えられており、内勤の場合は、1日の1番始めの会社のメールアドレスから送信したメールと1日の最後に送信したメールを取っておくことで証拠を残すことができます。もっとも、会社外からメールを送信できる場合は、その時間まで働いていたのか不明であるため、証拠として意味をなさなくなります。
このようなものがない場合は、会社のメールアドレスが与えられており、内勤の場合は、会社のメールアドレスから、自身のメールアドレスに、「今出勤しました」、「今から退勤します。○○さんから○○を指示され、○○をしていた」といった出勤時間、退勤時間が分かるメールを送信し、これに加えて、残業指示者や残業の際の業務内容を記載していることが望ましいです。

LINEを残しておく

 出退社時に、家族に対して“今出勤した”、“今退社した”というLINEを送っている場合も残業時間の証拠とすることが可能です。
 もっとも、このようなLINEのやりとりは、会社が労働者の労働時間を管理するために使用しているものではないので、証拠としての価値は上記より劣ります。そのため、毎日送り、実績を積むことで証拠価値を高める必要があります。すなわち、毎日出勤退勤の時間にLINEを送っていたと推認できる程度に実績があると証拠としての価値が高まります。

日記をつける

上記で説明しましたように、労働時間について、日記をつけている方も多々います。しかし、残念ながら、日記は手書きであるため、後から改ざんが可能です。そのため、裁判においては、証拠としての価値が低く、“日記通り労働していた”といった認定をされることは難しいものになります。
もっとも、上記の証拠とともに労働について詳細の日記が残っていると、上記の証拠を補完することができるので、その趣旨で日記をつけることにも意味があります。
日記を記載することは面倒にも思えますが、今は携帯に簡単に保管することができます。具体的にどのような業務があり、そのため○時まで働いた、ということを記載していることによって真実味が増します。

まとめ

今回は、残業代の証拠を残すにはどのようにすればいいかということを説明させていただきました。上記のように、後から改ざんが不可能であり、職務と関係するものであるほど証拠としての価値が高いものとなります。したがって、残業代の証拠を残すには、こういった観点から考えていただくといいかと思います。また、仕事内容によって、こちらに記載していないものが証拠として意味がある場合もあります。そのため、上記のように説明をさせていただきましたが、関係がありそうなものは自身で判断せず、保管しておくか、専門家に質問することをお勧めします。

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