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残業の証拠を残すには?!

“現在残業ばかりしているものの今すぐに辞めるつもりはない、しかし、将来退職後に残業代請求はしたい、その場合どのようなことが必要ですか”といった質問をしばしば受けます。確かに、みなさんが残業代請求に必要と考えているものと裁判において必要となるものとは異なることが多々あります。実際に、みなさんの自己判断でこれは必要ないものだと思っていたから話さなかった、というものが裁判においては重要な証拠となることもあります。
したがって、今回は、残業の証拠について説明をしていきたいと思います。

労働時間を証明するものが証拠となる

残業代は、“時間単価×残業時間数(1日8時間、週40時間以上の勤務時間)×割増率”で計算します。そのため「○年○月○日○時~○時まで働いた」という証拠がなければ、そもそも残業代の計算をすることすらできません。
そして、これら残業代を請求するためには時間外労働について「残業代を請求する側」が労働時間について立証する必要があります。
つまり、残業代を請求する側が「○年○月○日○時~○時まで働いた」ということを立証しなければならないということになります。

どのようなものが証拠となるか

では、「労働時間の証明になるもの」にはどういったものがあるのかを確認していきましょう。

みなさんの中には、「手書きの日記で毎日“何時から何時まで働いた”ということを残していたから、残業代請求をするのは容易だ」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか?
その日記をもとに残業代請求を会社にしてみたとしても、残業代を支払いたくない会社側から、「これは自己判断に基づくものであるからそのように働いてはいなかった」と主張されてしまうことも少なくはありません。

実際に裁判になり、会社側が残業代を主張する側の日記等に基づく労働時間の主張を否定した場合は、裁判所としても手書きの証拠通りに残業をしていたと認定することは困難です。
なぜなら、手書きのものは後から改ざんをすることが容易であることから、それに基づいて100%その通り認定するほどの証拠としての価値はないとみなされるからです。

では、どのような証拠を残せばいいのでしょうか。
以下、裁判において証拠としての価値が高いものについて具体的にみていきたいと思います。

タイムカード

タイムカードは会社が労働者の労働時間の管理のために使用するもので、かつ機械的に印字されたもので後から修正することができないので、証拠としての価値が高いものになります。
実際に会社は労働者が「何時から何時まで働いていた」という管理をこのタイムカードを使用して行っていることから、会社としてもタイムカード記載のとおり労働者が労働していたと認識していたと容易に推認することができます。
残業代請求を会社に対して行う際に、タイムカードの開示を求めても開示しない会社もありますので、タイムカードを会社に回収される前にタイムカードのコピーを取る、携帯の写真に撮って残しておくなどしておいたほうがよいでしょう。

日報

会社に提出して、確認の押印などがされている日報も、会社自身がその時間分労働していたことを認識していたことの証明になるため、証拠としての価値が高いものになります。
こちらもタイムカードと同様に、日報の開示を求めても、速やかに開示しない会社もあるため、日報を見ることができるうちにコピーや写真に残しておいたほうが良いでしょう。

パソコンのログイン・ログアウトの履歴を取る

会社にタイムカードや日報などの労働時間を管理するシステムがない場合でも、パソコンが1人1台付与されている場合は、パソコンのログイン・ログアウトの履歴を取得することで出勤時間及び退勤時間の証拠とすることが可能です。
こちらも機械的に作出され後から修正することができないので、証拠としての価値が高いものになります。

ただし、出退勤の時間に必ずログイン・ログアウトをするわけではありませんので、この証拠は正確な出勤、退勤時間を示すものではありません。
また、そのパソコンが自身に会社から与えられていたものであるということを証明する必要があることや、会社が労働者の労働時間を管理するために使用しているものではないため業務との関連性を否定される余地がある点で、タイムカードや日報に比べると証拠価値が劣ります。

会社所定の出勤時間前にいつもログインされており、所定退勤時間後にいつもログアウトしているものである場合であれば、証拠としての価値が高いものとなる可能性がありますが、所定時間の途中でログアウトしていることが多いと、労働時間としての証拠として使用することは困難となるでしょう。

社内メールを保存しておく

内勤の方で会社のメールアドレスが与えられている場合は、1日の1番始めに会社のメールアドレスから送信したメールと1日の最後に送信したメールを取っておくことで証拠を残すことができます。
ただし、会社外からメールを送信できる場合は、その時間まで働いていたのか不明であるため証拠として意味をなさなくなる可能性があります。
このようなメールがない場合は、会社のメールアドレスから自身のメールアドレスに「今出勤しました」「今から退勤します。○○さんから○○を指示され、○○をしていた」といった出勤時間、退勤時間が分かるメールを送信し、これに加えて、残業指示者や残業の際の業務内容を記載していることが望ましいです。

LINEを残しておく

出退社時に、家族に対して「今出勤した」「今退社した」というLINEを送っている場合も残業時間の証拠とすることが可能です。
しかし、このようなLINEのやりとりは会社が労働者の労働時間を管理するために使用しているものではないので、証拠としての価値はここまで見てきたものには劣ります。
そのため、毎日出勤退勤の時間にLINEを送り、実績を積むことで証拠価値を高めておく必要があります。すなわち、毎日出退勤の時間にLINEを送っていたと推認できる程度に実績があると、証拠としての価値が高まります。

日記をつける

前述したとおり、労働時間について日記をつけていたとしても、日記は手書きであるため後から改ざんが可能であることから、裁判においては証拠としての価値が低く、「日記の通り労働していた」といった認定をされることは難しいのが現状です。
もっとも、上記の証拠とともに労働について詳細な日記が残っていると、上記の証拠を補完することができるので、その意味で日記をつけることにも意味があります。

また、何も記録がないよりも、始業時間と終業時間、具体的な業務内容などを詳細に記したものがあるのとないのでは大きな差があります。
全く証拠に使えないというわけではありませんので、備忘録程度でも良いので日記をつけておくことを習慣づけておいても良いでしょう。

その他

他にも以下のようなものが証拠となる可能性があります。

  • ICカード・タクシーの領収書
    →出退勤の時間がわかる
  • 社外に送ったメール
    →その時間まで働いていたことがわかる
  • 社内の時計(社内の掛け時計やパソコンの時計など)
    →その時間まで社内にいたことがわかる
  • 入退館記録(セキュリティが入っている建物や会社などで入退館時にカードを通すなどすれば記録が残っている)
    →その時間に会社に入退館したことがわかる

また、未払いの残業代を計算するには、労働条件や賃金に関する証拠も必要になります。次の証拠もできるだけ集めておきましょう。

  • 雇用契約書・労働条件通知書
  • 給与明細書
  • 就業規則・賃金規程

証拠は残業の内容がわかるものであること

前述した証拠を集めたことができたとしても、残業をしていたことがわからなければ証拠としての価値が下がってしまいます。

特に日記やスケジュール帳に記載する場合は、出退勤時間だけでなく休憩時間や残業時間、残業の内容まで詳細に書くこと、残業の有無に関わらず 毎日書くこと、そして当然のことですが事実を記載することが大切です。
一番大切なのは、「ただ会社に居ただけ」だと思われないような証拠にすることです。

証拠を破棄される可能性が高い場合

会社によっては、タイムカード等の開示を求められると、残業代を支払いたくないあまり、会社が証拠を破棄してしまうケースもあります。証拠を破棄される可能性が高い会社については、証拠保全手続きを行ったほうが良い場合もありますので、弁護士に相談されることをお勧めいたします。

まとめ

今回は残業代の証拠を残すにはどのようにすればいいかということを説明させていただきました。
証拠は、後から改ざんが不可能であり、職務と関係するものであるほど価値が高いものとなります。証拠を残すには、こういった観点から考えていただくといいかと思います。
また、仕事内容によってこちらに記載していないものが証拠として意味がある場合もあります。関係がありそうなものは自身で判断せず、保管しておくか、専門家に質問することをお勧めします。