残業をしていたのだから『残業代は当然回収できる』と考えていませんか?
 しかし、残業代を回収するには、残業代を請求する側が「労働時間の立証」をしなければなりません。
 今回は、残業代請求するための証拠の収集についてのポイントをまとめましたのでご覧ください。

立証責任は請求者側にある

 残業代請求をしたところ、会社側が「残業代など発生していません」と言ってきた場合、証拠がないと泣き寝入りせざるをえません。
 具体的には残業代を請求するには、残業代が発生している労働条件であること、及び、「○年○月○日○時~○時まで労働した」ということを請求する期間分、請求する側が証拠に基づき請求しなければなりません。
 この点を理解していないと、実際は残業をしており残業代が支払われていなかったにもかかわらず、残業を証明できるものが残っていないがゆえに一切残業代を回収できないといった事態に陥ってしまいます。

証拠となるもの

 では、どのような証拠を収集する必要があるのでしょうか。

1 労働条件が記載されたもの

 まずは、残業代が発生する労働条件であることを証明する必要があります。
 したがって、「雇用契約書」・「労働条件通知書」・「就業規則」等、労働条件が記載されているものは全て保管しておきましょう。
 これらの書類が一切なかった場合は、入社する前の求人募集書等も保管しておきましょう。

2 日々の労働時間を証明するもの

 上述しましたように、残業代を請求するためには、「○年○月○日○時~○時まで働いた」ということを請求者側が立証しなければなりません。
 そのため、日々の始業時間、終業時間を示したものが必要になります。
 これが無ければ、そもそも残業代の計算をすることすらできないのでこの証拠は重要です。
 具体的には会社所定の「タイムカード」・「日報」等です。
 タイムカードであれば機械的に印字されたものであるため、後から修正することができないので証拠としての価値が高いものになります。
 また、会社に提出して確認の印等がされている日報も会社自身がその時間分労働していたことを認識していたことの証明になるため、証拠としての価値が高いものになります。
 これらに対して「手書きのメモ」は、後から修正が可能であるため証拠としての価値が低く“メモ通り労働していた”といった認定をされることは難しいものになります。
 では、会社所定のタイムカードや日報等日々の始業時間及び終業時間を記録するものがない場合はどうすればいいのでしょうか。

証拠として価値が高いもの

 基本的には、機械で作成されたもので後から修正が不可能であるものであれば、証拠としての価値が高くなります。具体的には以下のものが例に挙げられます。
 
 ・自分専用のパソコンが与えられている場合は、パソコンのログイン・ログアウトの履歴を取る

 ・会社の入退室に鍵があり、各従業員にナンバーが付されたキーが配布されている場合は、そのキーの入室時と退室時のログをとる

 ・会社のメールアドレスが与えられており、内勤の場合は、1日の1番始めの会社のメールアドレスから送信したメールと1日の最後に送信したメールを取っておく(ただし、会社外からメールを送信できる場合は、その時間まで働いていたのか不明であるため、証拠として意味をなさなくなります。)

 このようなものがない場合は会社のメールアドレスが与えられており、内勤の場合は会社のメールアドレスから、自身のメールアドレスに、「今出勤しました」「今から退勤します。○○さんから○○を指示され、○○をしていた」といった出勤時間・退勤時間が分かるメールを送信する。これに加えて、残業指示者や残業の際の業務内容を記載していることが望ましいです。

3 始業時間と終業時間の間に労働していたことを証明するもの

 出勤時間と退勤時間は立証できても「勝手に残っていただけで労働していなかった」と出勤時間から退勤時間の間に労働してなかったと反論された場合、その間も労働していたことを証明する必要があります。
 労働時間と判断されるためには“使用者の指揮命令下におかれていた”ということを証明する必要があります。
 そのため、以下のものがあれば労働時間の立証になります。
 
 ・残業指示書

 ・残業申請書

 ・残業承認書

 ・残業指示メール
 

 もっとも、このように明確な証拠がある場合は少ないと思われます。
 その場合は、以下のような上司が労働していたことを認識していたことが分かるものや、実際に業務をしていたことが分かるものを残しておく必要があります。

 ・業務内容が書かれている日報等
 ・残業時間中に送信したメール等

どのように証拠収集をするか

 ではどのように証拠を収集すればよいのでしょうか。

【1】2年分を収集する

 残業代の時効は2年ですので、残業代を請求できるのは過去2年分です。そのため、過去2年間分の証拠が手元にあるのが望ましいです。
 しかし、2年間分もの証拠を収集するのは難しいケースも多く、その場合は手元にある期間分の証拠に基づいて他の期間分を推定計算して請求することができます。もっとも、あくまでも推定計算ですので推定計算通りに回収できることはほぼないと思ってください。
 
 立証責任は請求者側にあるので2年間分の証拠がある方と、一部の期間分しか証拠がない方とでは回収額に大きな差が出てきます。
 そのため、2年間毎日きちんと収集しておくことが残業代回収にとって最善の道です。

【2】コピーでも写真でもいい

 証拠そのものの原本を手に入れることができればそれに越したことはありませんが、タイムカードなど原本を手に入れることが難しい場合はコピーでも構いません。コピーをすることが難しい場合は、携帯電話で写真を撮っておいてください。

【3】関係がありそうなものは全て保管しておく

 そして、一番重要なのはあなたの判断で「これは必要ないだろう」という判断をせず、関係ありそうなものは全て保管しておいてください。証拠一つで回収額の金額に大きな影響が出るので、証拠の要否は専門家に判断を任せるのが一番です。

【4】これから残業代請求をする場合は専門家に聞いてみる

 これから残業代請求を考えている場合において、「何を収集すればいいのか」「自分が収集している証拠は十分か」といった疑問がある場合は、是非当事務所にご連絡ください。職種によって、証拠となるものは異なってきますので、あなたに合った証拠収集活動をアドバイスすることができます。

まとめ

 以上、証拠収集のポイントを記載してきましたが、ここで記載したものは一般的な例に過ぎません。仕事内容によって、こちらに記載していないものが証拠として意味がある場合もあります。そのため、関係がありそうなものは自身で判断せず、とりあえず保管をするように心がけてください。